Voor veel leidinggevenden is het telefoontje in de ochtend een lastig moment. Een medewerker belt op en zegt: “Ik kom vandaag niet, ik ben ziek.” Wat zeg je dan? De natuurlijke neiging is om te vragen: “Wat heb je?” of “Is het ernstig?”. Vanuit menselijk oogpunt is dit logische interesse, maar vanuit de privacywetgeving (AVG) bevind je je als werkgever direct op glad ijs.
Het voeren van een goed verzuimgesprek is een vaardigheid. Het vraagt om een balans tussen zakelijkheid, empathie en strikte naleving van de regels. In dit artikel bespreken we wat je wel en niet mag vragen en hoe je contact houdt tijdens langdurige afwezigheid.
Wat mag je NIET en wat mag je WEL vragen?
De basisregel van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is helder: als werkgever mag je niet informeren naar de medische aard en oorzaak van de ziekte. Je mag niet vragen wat iemand mankeert, en als de werknemer het uit zichzelf vertelt, mag je dit officieel niet registreren in het personeelsdossier. Medische gegevens zijn voorbehouden aan de bedrijfsarts.
Wat mag je dan wel vragen? Je mag gegevens uitvragen die noodzakelijk zijn voor de loondoorbetaling en de bedrijfsvoering. Denk hierbij aan:
- De verwachte duur van het verzuim.
- Het verpleegadres (indien anders dan het huisadres).
- Of er lopende afspraken of taken zijn die overgenomen moeten worden.
- Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval (in verband met aansprakelijkheid).
- Of de werknemer onder het vangnet van de Ziektewet valt (zonder naar de medische reden te vragen).
De focus van het gesprek moet verschuiven van de medische diagnose naar de functionele beperkingen en mogelijkheden. Vraag niet “Heb je griep?”, maar vraag: “Wanneer verwacht je weer inzetbaar te zijn?”
Frequent verzuim bespreekbaar maken
Een specifiek type gesprek is het frequent-verzuimgesprek. Dit voer je met een medewerker die zich opvallend vaak ziekmeldt (bijvoorbeeld 3 keer in 3 maanden). Vaak is er bij frequent kort verzuim geen sprake van een ernstige chronische ziekte, maar spelen andere factoren een rol, zoals een hoge werkdruk, mantelzorgtaken of een verstoorde werk-privébalans.
In zo’n gesprek is de toon cruciaal. Het mag niet aanvoelen als een verhoor of een strafmaatregel. Gebruik de ‘IK-boodschap’. Bijvoorbeeld: “Het valt mij op dat je je de afgelopen maanden vier keer hebt ziekgemeld. Ik maak me daar zorgen over. Hoe gaat het eigenlijk met je?” Door open vragen te stellen en oprechte interesse te tonen, kom je vaak achter de echte oorzaak. Misschien durft de werknemer geen nee te zeggen tegen overwerk en meldt hij zich ziek om bij te tanken. Zodra dit op tafel ligt, kun je zoeken naar oplossingen die ziekmeldingen in de toekomst voorkomen.
Contact houden tijdens langdurige ziekte
Als iemand langdurig uitvalt, bestaat het risico dat de drempel om terug te keren steeds hoger wordt. De medewerker raakt vervreemd van de organisatie, collega’s en het werkritme. Daarom is ‘warm contact’ essentieel.
Spreek af hoe vaak en op welke manier jullie contact hebben. Dit hoeft niet altijd over werk of re-integratie te gaan. Een kaartje sturen, een keer bellen om te vragen hoe het gaat, of uitnodigen voor de koffiepauze (als de medische situatie dat toelaat) houdt de verbinding in stand. Let wel op: zet de medewerker niet onder druk. Het doel is betrokkenheid tonen, niet pushen. Een medewerker die zich gewaardeerd en gemist voelt, zal gemotiveerder zijn om te re-integreren dan iemand die maandenlang niets van zijn leidinggevende hoort.